銀行に、定期的に薬局の経営の状況を伝えていますか。

決算のときに決算書を渡すだけではなく、目安として3か月に一度、現在の状況を伝えておくと、銀行と良い関係を構築しやすくなります。

でも、一般的には、銀行と定期的なコミュニケーションを続けているところは、それほど多くないんですよね。

もったいないと思います。

困ったときだけ連絡してくる相手よりも、普段から良く知っている相手の方が、応援しやすいですよね。

こんにちは。中小企業診断士・キャッシュフローコーチの梅崎です。薬局経営の現場を経験したのち、現在は調剤薬局をはじめとする中小企業の経営改善支援を行っています。

今回は、銀行に経営状況を定期的に、そして分かりやすく伝えておくことが、なぜ大切なのかについてお話しします。

この記事を読むとわかること

• 定期的に銀行へ経営状況を伝える意味
• 「伝えている」と「伝わっている」の違い
• 調剤薬局の経営状況を銀行に分かりやすく説明するポイント
• 日頃の情報共有が、融資相談などの場面で役立つ理由

決算書を渡すだけでなく、四半期ごとに経営状況を伝える

経営の状況を銀行に定期的に伝えている薬局は、そう多くありません。

決算が終わったら決算書を銀行に渡し、その後は特に話をしない。そうしたケースもよくあります。

出来れば、3か月に一度で良いので、経営状況の報告などのコミュニケーションをとってみませんか？。

「現在の売上や利益はどうなっているのか」
「資金繰りに問題はないか」
「今後、どのような見通しなのか」

その時点での経営状況を定期的に伝えておくと、銀行側も会社の状況を把握しやすくなります。

銀行の立場から考えても、資金が必要になったときだけ突然相談に来る会社より、普段から経営状況を共有している会社のほうが、状況を理解しやすいでしょう。

また、定期的に数字を確認して説明していること自体が、「自社の経営状況を把握している経営者」という評価につながることもあります。

銀行への報告には確かに手間がかかります。

でも、経営状況を定期的に整理するという意味でも、取り組む価値はあると思います。

資料を渡していても、経営状況が伝わっているとは限らない

ここでもう一つ考えておきたいのが、「伝えていること」と「相手に伝わっていること」は違うという点です。

薬局の経営者の方は、それぞれ自分なりの管理資料を作っていることがあります。

Excelで人件費をまとめたり、売掛金の入金予定や買掛金の支払い予定を一覧にしたりと、日々の経営に必要な資料を少しずつ作り込んでいるケースです。

もちろん、こうした資料を作っているのはとても良いことです。

ただ、それらの資料を個別に渡しても、状況を理解するのは難しい場合もあるように思います。作った人にとっては分かりやすい資料でも、見慣れない人にとっては、どう理解して良いか分からないこともありますよね。

だからその資料を初めて見る人にも、経営状況が分かるようになっているかどうかが重要だと思います。

経営者の頭の中では、それぞれの資料がつながっています。

人件費の数字、支払いの予定、売掛金の入金、手元資金の残高。それぞれの数字を見ながら、「今、会社がどのような状態なのか」を理解しています。

長年自社を見ている経営者であれば、それぞれの資料を見ても、頭の中で一つにまとめることができます。

ところが、自社の事情を詳しく知らない人が同じ資料を見た場合は、そうはいきません。

一つひとつの数字は理解できても、それらが会社全体としてどのようにつながっているのかまでは分からないことがあります。

資料は渡している。

説明もしている。

それでも、経営者が伝えたい会社の状況までは伝わっていない。

こうしたズレは、決して珍しいことではありません。

調剤薬局は、売上だけでは経営状態を判断しにくい

特に調剤薬局の場合、業界を知らない人には分かりにくい経営上の特徴があります。

以前、ある薬局について、金融機関の方からこんな話を聞いたことがありました。

「高額な薬が出るようになって、最近は売上が回復してきています」

金融機関の方は、経営が改善していることを示す情報として教えてくださいました。

確かに、売上だけを見れば回復傾向にありました。

しかし、私はその話を聞いて、

「むしろ資金繰りは苦しくなっている可能性がありますね」

とお伝えしました。

その後、実際にその薬局の経営状況を確認してみると、資金繰りはますます厳しくなっていて、支払いにも苦労している状態でした。

高額な薬剤の処方が増えると、売上は大きくなります。

しかし、その分だけ薬剤の仕入額も増えます。売上が増えているからといって、必ずしも手元のお金が増えているとは限りません。

そのため、売上高だけを見て「経営が良くなっている」と判断すると、実際の資金繰りとの間にズレが生じることがあります。

これは調剤薬局の事情を知っていれば気づきやすいことですが、業界に詳しくない人には分かりにくい部分です。

同じ「売上が回復している」という数字でも、その背景まで説明しなければ、実際の経営状況とは違った受け止め方をされることがあります。

経営状況が伝わっていないと、融資が必要な理由も伝わりにくい

こうした「伝わりにくさ」が問題になるのは、経営が順調なときだけではありません。

特に影響が大きいのが、融資や金融支援を相談するときです。

銀行に融資を相談する場合には、

「なぜ資金が必要なのか」
「現在、どのような経営状態なのか」
「借りた資金を何に使うのか」
「今後どのように返済していくのか」

といったことを理解してもらう必要があります。

ところが、普段から会社の状況が十分に伝わっていなければ、資金が必要になった理由を説明するところから始めなければなりません。

なぜ今、資金繰りが厳しくなっているのか。

一時的な問題なのか、それとも構造的な問題なのか。

今後、改善する見通しはあるのか。

こうした背景が分からなければ、銀行側も融資の判断をしにくくなります。

だからこそ、資金が必要になってから説明を始めるのではなく、普段から経営状況を共有しておくことが大切です。

定期的に情報を共有していれば、銀行側にもそれまでの経緯があります。

融資が必要になったときも、「なぜ今この資金が必要なのか」を理解してもらいやすくなります。

資金繰り表を使うと、現在の状況と今後の見通しを説明しやすい

では、銀行に経営状況を分かりやすく伝えるには、どうすればよいのでしょうか。

一つの方法が、資金繰り計画表を作ることです。

現在、どのくらいのお金があるのか。

今後、いつ、どのくらいのお金が入ってくるのか。

反対に、いつ、どのくらいの支払いがあるのか。

そして、その結果として手元資金がどのように推移するのか。

こうした流れを一つの表にまとめておくと、経営者自身も状況を把握しやすくなりますし、銀行にも説明しやすくなります。

さらに大切なのは、数字だけを渡して終わらせないことです。

「この月に資金が減るのは、賞与と納税が重なるためです」

「この時期は高額薬剤の仕入れが増えるため、一時的に支払いが先行します」

「そのため、この時期までに資金を確保しておく必要があります」

というように、なぜその数字になるのかを自分の言葉で説明できることが重要です。

銀行が知りたいのは、数字そのものだけではありません。

経営者が現在の状況をどのように把握し、今後をどう考えているのかも含めて見ています。

銀行との関係づくりは「定期的に」「分かりやすく」が基本

銀行とのやり取りで大切なのは、

定期的に伝えること。

そして、

相手に分かるように伝えること。

この二つだと思います。

決算書を年に一度渡すだけではなく、四半期ごとなど定期的に経営状況を共有する。

その際には、自社や業界のことをよく知らない人でも理解できるように、数字の背景まで説明する。

こうしたやり取りを続けておけば、銀行にも自社の状況を理解してもらいやすくなります。

そして、実際に資金が必要になったときにも、それまでの経緯を踏まえて相談することができます。

銀行との関係は、融資が必要になってから作るものではありません。

普段から自社の状況を整理し、伝えておくことが大切です。

もし、

「資金繰り表をどう作ればいいか分からない」

「銀行にどのように説明すればいいのか整理したい」

ということがあれば、無料相談でも一緒に確認しています。

自社のお金の流れを整理し、銀行に説明できる状態にしておきたい方は、お気軽にご相談ください。

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